Datenmanagement ist die hohe Kunst einer effektiven Nutzung der mittlerweile von vielen Unternehmen in großen Mengen gesammelten Daten zu Kunden, Prozessabläufen, Handelszahlen, Warenströmen und vielem mehr. Big Data ist für die meisten Unternehmer kein Buzzword mehr, dennoch fällt es insbesondere den mittelständischen Unternehmen in Deutschland immer noch schwer, einen Nutzen aus der schier endlos erscheinenden Flut von zur Verfügung stehenden Daten zu ziehen.
Häufig bestehen bereits Hürden in der effizienten Nutzung und dem barrierefreien Austausch von Daten innerhalb eines Unternehmens. Da erscheint es nicht verwunderlich, wenn die Integration von zusätzlichen Datenströmen von außen zur effektiven Ausrichtung des Geschäfts auf die Bedürfnisse der Kunden der Zukunft häufig auf der Strecke bleibt.
Gudrun Theuerer, Geschäftsführerin der MINOVA Information Services GmbH, Würzburg, stellt in einem Interview mit der eot-Redaktion das innovative Produkt „Free Tables“ vor, das es speziell mittelständischen Unternehmen ermöglichen soll, unkompliziert, schnell und intuitiv den Datenaustausch innerhalb des Unternehmens barrierefrei zu gestalten. Dabei leistet die Software nicht nur einen Austausch innerhalb der Systeme des Kunden, sondern kann die Daten auch jederzeit systemübergreifend verfügbar machen. Der Kunde kann wählen, ob das Datenmanagement über den MINOVA-Cloud-Service laufen soll oder aber ob das Sytem vollständig in die unternehmenseigenen Cloud integriert wird.
Ihr neustes Produkt trägt den Namen „Free Tables“. Damit können verschiedene Nutzer gemeinsam ihre Daten managen. Aus welchem Grund haben Sie genau dieses Produkt entwickelt und wie stellen sich die Vorteile für den Kunden dar?
G. Theuerer: Unsere Motivation zur Entwicklung von „Free Tables“ kam aus der eigenen Erfahrung. Wir erkannten, wie Daten in Unternehmen behandelt werden – gesammelt, geteilt und verändert. Dadurch entstanden verschiedene Versionen derselben Daten, die zwar irgendwie gepflegt, aber nicht effektiv genutzt und ausgewertet werden konnten. Mit „Free Tables“ wollten wir diesem Problem entgegentreten, Risiken minimieren und komplexe Datenverarbeitungsprozesse vereinfachen – auch für uns selbst.
Für unsere Kunden ermöglicht „Free Tables“ die mühelose Digitalisierung papierbasierter Daten und den standortunabhängigen Zugriff darauf. Dies fördert die Klarheit über den Datenbestand und verhindert die Entstehung von verschiedenen, isoliert gespeicherten Versionen, die per E-Mail geteilt werden müssen. Zudem gewährleistet ein integriertes Berechtigungskonzept den Schutz der Daten und bietet umfangreiche Such- und Filtermöglichkeiten zur vereinfachten Datenarbeit.
Reicht eine normale Cloud-Lösung nicht aus, um beispielsweise gemeinsam Excel-Tabellen zu verwalten?
G. Theuerer: Technisch gesehen mag das möglich sein, jedoch fehlen herkömmlichen Cloud-Lösungen oft die Möglichkeiten zur umfassenden Datenweiterverarbeitung und -auswertung. Bei Unternehmen sind erfasste Daten zu wertvoll, um lediglich verwaltet zu werden. Hier setzt „Free Tables“ an und bietet den entscheidenden Vorteil: die Fähigkeit zur Integration mit anderen Systemen über Schnittstellen.
Für welche Art von Unternehmen ist „Free Tables“ gedacht?
G. Theuerer: „Free Tables“ ist grundsätzlich für jedes Unternehmen geeignet, das Daten sammelt und verarbeitet. Unser Fokus liegt insbesondere auf dem Mittelstand, da „Free Tables“ kleinen und mittleren Unternehmen dabei hilft, gewachsene Prozesse und Strukturen zu optimieren. Diese Unternehmen haben oft zahlreiche Tabellen, die ähnliche Daten für unterschiedliche Zwecke sammeln – ein regelrechtes Tabellenlabyrinth. „Free Tables“ bietet einen Ausweg aus dieser Situation hin zu mehr Struktur und Datensicherheit.
Inwieweit gibt es individuelle Nutzungsmöglichkeiten der Plattform und was sind aus Ihrer Erfahrung typische Anwendungsfälle, die mit „Free Tables“ optimiert werden können?
G. Theuerer: „Free Tables“ ist äußerst anpassbar. Es können Schnittstellen zu nahezu jedem System hergestellt und kundenspezifische Tabellen eingerichtet werden.
Typische Anwendungsfälle sind immer diese, bei denen die gleichen Daten für mehrere Prozesse genutzt werden können. In der Tanklagerlogistik beispielsweise können die gleichen Daten, die für den Transport genutzt werden, auch für die Umsetzung von Wartungs- und Dokumentationsvorschriften eingesetzt werden oder für die Planung und Dokumentation von Schulungsterminen. Ein Datenmanagementsystem wie „Free Tables“ schafft hier einen klaren Überblick für komplexe Abläufe und spart Zeit, da die Daten nicht immer in neue Quellen eingepflegt werden müssen.
Welcher Aufwand ist für die Implementierung und Nutzung von „Free Tables“ seitens des Kunden zu erwarten – sowohl zeitlich als auch finanziell?
G. Theuerer: „Free Tables“ ist ein Open-Source-Projekt und daher sowohl zeitlich als auch finanziell wenig aufwändig. Die Grundinstallation mit kundenspezifischen Tabellen und einer Schulung dauert etwa eine Woche. Die Einstiegskosten liegen bei rund 5.000 Euro. Monatliche Kosten fallen nur an, wenn der MINOVA Cloud-Service genutzt wird. Alternativ kann das System auch in der internen Cloud des Unternehmens implementiert werden, was die monatlichen Kosten einspart. Weitere Funktionen können individuell nach Kundenbedarf entwickelt und nach Aufwand berechnet werden.
Lässt sich „Free Tables“ unproblematisch in bestehende IT-Strukturen einbinden, was muss dafür auf Kundenseite verfügbar sein?
G. Theuerer: Die Einbindung von „Free Tables“ in bestehende IT-Strukturen ist unkompliziert. Auch spezielle IT-Kenntnisse seitens der Anwender werden dafür nicht gebraucht. Es bedarf lediglich eines Clients, der von MINOVA bereitgestellt wird, und schon kann es losgehen.
Haben Sie schon ein neues Produkt für die Vereinfachung der Arbeitsprozesse Ihrer Kunden in der Pipeline?
G. Theuerer: „Free Tables“ bietet grenzenlose Möglichkeiten, inklusive mobiler Erweiterungen. Viele unserer Produkte bauen auf „Free Tables“ auf, beispielsweise SAM, eine sehr flexible Software zum Planen und Dokumentieren von regelmäßigen und außerplanmäßigen Abläufen. Dazu gehören neben den vorgeschriebenen regelmäßigen Überprüfungen auch die Koordination von Reparaturen und einmalig notwendigen Arbeiten. Durch seinen modularen Aufbau kann das System schrittweise eingeführt und an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
Wir sehen Potenzial, nicht nur in den typischen Anwendungen in der Energiebranche, sondern auch in Verwaltungsprozessen und anderen Abläufen. „Free Tables“ kann die Lücken zwischen verschiedenen Systemen schließen, einen systemübergreifenden Datenaustausch ermöglichen und Arbeitsabläufe optimieren. Die Potenziale der Daten und ihre systemübergreifende Nutzung sind der Schlüssel.
