Die VTA Software & Service GmbH versteht sich als ganzheitlicher Transformationspartner der Energiewirtschaft. Statt Digitalisierung als einmaliges Großprojekt zu sehen, setzt das Unternehmen auf viele kleine Schritte, die zu Erfolg und individuellem Mehrwert führen. Was KI heute schon leisten kann, was noch nicht und warum Geschäftsführer Johannes Kuhlmann die sprachbasierte Datenauswertung so fasziniert, berichtet er im eot-Gespräch.
Die VTA Software & Service GmbH setzt ihren Fokus auf die Digitalisierung von Logistikprozessen, regulatorische Compliance und das THG-Quotenmanagement. Wieso genau diese Kombination, und wie fügt sie sich zu einer Gesamtstrategie zusammen?
Diese Kombination ergibt sich aus dem Alltag der Branchenteilnehmer. In der Energiewirtschaft sind operative Prozesse, regulatorische Anforderungen und wirtschaftliche Steuerung untrennbar miteinander verbunden. Logistikprozesse erzeugen die relevanten Daten, regulatorische Vorgaben definieren deren korrekte Nutzung und Dokumentation und schaffen damit die Grundlage für belastbare Auswertungen.
Unsere Gesamtstrategie besteht da-rin, diese drei Ebenen nicht isoliert zu betrachten, sondern in einer integrierten Architektur zusammenzuführen. Wir schaffen durchgängige, sichere Datenflüsse entlang der gesamten Wertschöpfungskette bis hin zum Verbraucher. Diese reichen von der operativen Erfassung über automatisierte Compliance bis hin zur strategischen Auswertung. Für unsere Kunden bedeutet das: weniger Komplexität, mehr Transparenz und vor allem die Sicherheit, regulatorische Anforderungen einwandfrei und revisionssicher zu erfüllen. Gleichzeitig entsteht eine verlässliche Datenbasis für unternehmerische Entscheidungen.
Ihr Unternehmen versteht sich als ganzheitlicher Transformationspartner der Energiewirtschaft. Welche konkreten Schritte unternehmen Sie, um Unternehmen bei der digitalen Transformation über einzelne Lösungen hinaus zu begleiten?
Digitale Transformation ist kein Produkt, sondern ein Prozess. Genau deshalb verstehen wir uns bewusst nicht als klassisches Softwareunternehmen, sondern als langfristiger Partner auf dem Weg zu Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit. Unser Ansatz beginnt mit einem tiefen Verständnis der individuellen Prozesse, Systeme und regulatorischen Anforderungen unserer Kunden.
Auf dieser Basis entwickeln wir gemeinsam mit den Kunden eine Zielarchitektur, die sowohl die aktuellen Herausforderungen löst als auch künftige Entwicklungen berücksichtigt. Als Beispiel möchte ich hier die UDB-Schnittstelle für unser Produkt CEEMAS nennen, die sofort einsatzbereit ist, wenn sie benötigt wird. Es ist dieser eine Schritt Vorsprung, der uns ausmacht. Wir denken, dass modulare, skalierbare Lösungen nur dann von Wert sind, wenn sie sich schrittweise einführen und erweitern lassen. Das ist gerade für mittelständische Unternehmen entscheidend, da die Transformation hier oft im laufenden Betrieb stattfinden muss und keine Ressourcen für große Umstellungen vorhanden sind.
Ein wichtiger Bestandteil unserer Arbeit ist außerdem die kontinuierliche Begleitung unserer Kunden. Wir unterstützen bei der Integration in bestehende Systemlandschaften, bieten Schulungen für Mitarbeitende und entwickeln unsere Lösungen gemeinsam mit unseren Kunden weiter. So entsteht eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe, die über einzelne Projekte hinausgeht.
Es geht sogar noch weiter: Wir richten regelmäßig Veranstaltungen aus, auf denen wir unsere Kunden und Interessenten über Neuerungen in der Regulatorik sowie aktuelle Entwicklungen in der Branche informieren. Denn es ist entscheidend, kontinuierlich am Puls der Zeit zu bleiben und alle Beteiligten gleichermaßen mitzunehmen. Digitalisierung und Transformation können nur dann erfolgreich sein, wenn neben der Technologie auch das notwendige Verständnis aufgebaut wird.
Daher sehen wir Wissenstransfer als festen Bestandteil unseres Leistungsversprechens. Es sind nicht nur unsere Systeme, die Unternehmen voranbringen, sondern auch das gemeinsame Verständnis für Prozesse, Anforderungen und künftige Entwicklungen. Dieses Wissen bildet die Grundlage für unsere eigenen Innovationen und wir teilen es bewusst, weil wir davon überzeugt sind, dass eine nachhaltige und verträgliche Transformation nur gemeinsam gelingen kann.
Wie ist der aktuelle Stand der Digitalisierung im Versand- und Logistikbereich? Wo sehen Sie besondere Herausforderungen, und wie begegnen Sie ihnen?
Tatsächlich sehen wir in der Branche noch gewissen Handlungsbedarf. Einerseits gibt es bereits hochdigitalisierte Teilbereiche, andererseits bestehen nach wie vor erhebliche Medienbrüche. Gerade im Mittelstand sind Prozesse oft historisch gewachsen und nur teilweise digitalisiert. Das führt zu ineffizienten Abläufen, erhöhtem manuellen Aufwand und Fehleranfälligkeit, die sich im Tagesgeschäft deutlich bemerkbar machen.
Eine der größten Herausforderungen ist dabei die fehlende Durchgängigkeit von Daten. Informationen werden mehrfach oder gar nicht erfasst, in unterschiedlichen Systemen gehalten oder manuell übertragen. Das erschwert nicht nur die operative Steuerung, sondern auch die Einhaltung regulatorischer Anforderungen und die Nachvollziehbarkeit von Prozessen.
Unser Ansatz ist es, genau diese Brüche zu eliminieren. Wir setzen auf integrierte Plattformlösungen, die Daten zentral verfügbar machen, Prozesse automatisieren und eine einheitliche Schnittstellenstruktur schaffen. Damit schaffen wir die Grundlage für Effizienz, Transparenz und Skalierbarkeit und ermöglichen es Unternehmen, ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren.
Wie integriert die VTA verschiedene digitale Module und Services, um Unternehmen umfassend in ihrer Transformation zu unterstützen?
Wir stellen mit VTA-CC eine zentrale Clearingcenterlösung bereit. Diese Plattform verwaltet inzwischen Verbindungen zu über 60 Unternehmen der Energiewirtschaft und bildet damit einen zentralen Knotenpunkt für den Datenaustausch. An VTA-CC sind auch unsere Logistiklösungen VERA-V3 und SIDEFLOW, die Zollsteuerlösung VTAX und die Nachhaltigkeitssysteme CEEMAS und CEETRAC angebunden. Durch ein intelligentes Routing können wir unseren Kunden hoch integrierte Lösungen anbieten, die nahtlos ineinandergreifen.
Als Beispiel sei hier die Verwendung von Versanddaten eines mittelständischen Energiehändlers genannt. Dieser verwaltet eigene Produkte in verschiedenen Tanklagern, in denen er als Einlagerer fungiert. Die Versanddaten führt er über VTA-CC im PIDX- bzw. MPKS-Format zusammen. Diese Daten können wir direkt für das Tracking von Nachhaltigkeitsdaten mithilfe von CEETRAC, aber auch für die automatisierte Verbrauchssteueranmeldung über die MoeVe-Plattform nutzen. So entsteht ein durchgängiger Prozess ohne Medienbrüche.
Sehen Sie in Bezug auf die Herausforderungen der Digitalisierung Unterschiede zwischen Deutschland und dem europäischen Ausland?
Die Herausforderungen sind sehr ähnlich. Durch die länderspezifische Umsetzung regulatorischer Vorgaben aus Brüssel benötigen bisher alle europaweit einzusetzenden Lösungen nationale Anpassungen. In Bezug auf die Nachhaltigkeit erhoffen wir uns hier mit der UDB (Union Data Base) eine Vereinheitlichung. Wobei wir gerade dabei erkennen, wie schwer es der EU fällt, einheitliche Lösungen einzuführen und umzusetzen.
Wir erkennen aber auch, dass wir viele Lösungsansätze, die wir aufgrund bekannter Anforderungen in Deutschland umgesetzt haben, mit geringen Anpassungen auf andere Länder übertragen können. Das eröffnet unseren Kunden zusätzliche Perspektiven im internationalen Kontext.
Deutschland und die EU stellen hohe regulatorische Anforderungen. Wie geht die VTA damit um, insbesondere im Hinblick auf Compliance und Nachhaltigkeitsberichte und welchen Mehrwert ziehen Ihre Anwenderinnen und Anwender daraus?
Regulatorik ist für uns kein nachgelagerter Aspekt, sondern ein wichtiger Bestandteil unserer Lösungen. Wir bilden gesetzliche Anforderungen systemseitig ab und sorgen dafür, dass unsere Kunden jederzeit auf dem aktuellen Stand sind, ohne dass sie selbst permanent regulatorische Änderungen nachverfolgen müssen. Dies gilt nicht nur für die regulatorischen Anforderungen der Staaten, sondern auch für die der freiwilligen Zertifizierungssysteme.
Der größte Mehrwert liegt in der Automatisierung. Prozesse, die früher manuell durchgeführt wurden, laufen heute digital und nachvollziehbar ab. Das reduziert Fehler, spart Zeit und schafft Rechtssicherheit im operativen Alltag.
Darüber hinaus entsteht eine belastbare Datengrundlage für Nachhaltigkeitsberichte und strategische Entscheidungen. Unsere Kunden gewinnen Transparenz über ihre eigenen Prozesse und können diese gezielt optimieren. Das ist ein klarer Wettbewerbsvorteil in einem zunehmend regulierten Marktumfeld.
Sie setzen auch auf das THG-Quotenmanagement. Welche Bedeutung messen Sie diesem Instrument für die Energiewende bei und welche Möglichkeiten ergeben sich daraus für die Quotenverpflichteten?
Das THG-Quotenmanagement ist ein zentrales Steuerungselement der Energiewende. Es hilft den Unternehmen, die regulatorischen Anforderungen zu erfüllen und schafft einen echten Hebel für Emissionsreduktionen sowie für eine aktiv steuerbare Klimastrategie.
Unsere Aufgabe sehen wir darin, diese Komplexität beherrschbar zu machen. Wir schaffen Transparenz, automatisieren Prozesse und sichern diese zuverlässig ab. Bei der Vielzahl an Auflagen reichen einfache Exceltabellen zum Führen der Nachweise nicht aus. Die Fehleranfälligkeit ist hoch und gerade bei Audits ist dies zu riskant.
Das rege Interesse an unseren Lösungen CEEMAS und CEETRAC zeigt uns, dass die Unternehmen der Energiewirtschaft ihre Pflichten in diesem Bereich sehr ernst nehmen und ein echtes Interesse an der Erreichung der Klimaziele haben.
Nach Ihrer bereits häufigen geäußerten Überzeugung ermöglicht erst die Digitalisierung eine lückenlose Nachhaltigkeitsdokumentation. Warum ist das für die Energiebranche besonders wichtig, und welche Rolle spielt KI dabei heute und perspektivisch?
Schon rein politisch steht die Energiebranche im Zentrum der Transformation hin zu einer klimaneutralen Wirtschaft. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Ohne eine durchgängige Datenerfassung ist eben diese kaum möglich und nur schwer überprüfbar.
Wir sind durch unsere Systeme entlang der gesamten Lieferkette in der Lage, diese Daten genau zu erfassen. Das kann keine KI. KI kann hochrechnen oder modellieren – wir haben die korrekten Mengen und Zusammensetzungen von der Raffinerie bis in den Handel. Der Schutz dieser Daten liegt uns als KRITIS-Unternehmen besonders am Herzen.
Was die KI aber kann, ist an den Stellen zu unterstützen, wo die Durchgängigkeit der Systeme noch nicht gegeben ist. Wo also bisher noch manuelle Eingriffe nötig sind. Dies betrifft zum Beispiel das Mapping von Datensätzen. Für das Tracking der Nachhaltigkeitsdaten müssen unter anderem die Abgangsbuchungen des Lieferanten mit den Eingangsbuchungen des Händlers verknüpft werden. Dabei sind geringfügige Mengendifferenzen die Regel, was eine automatisierte Zuordnung erschwert. Hier kann eine KI lernen und Verknüpfungsvorschläge unterbreiten.
Auch bei der Auswertung eingescannter Dokumente kann KI einen großen Mehrwert bieten. Darüber hinaus hilft sie dabei, große Datenbestände zu strukturieren und gezielt auszuwerten. Bei VTA Software & Service arbeiten wir intensiv an der Umsetzung solcher Vereinfachungen für unsere Kunden.
Manche Beobachter sehen digitale Veränderungen als langsam in der Umsetzung und deren Nutzen nicht immer unmittelbar erkennbar. Wie nehmen Sie das wahr, und wie unterstützt die VTA Unternehmen dabei, den Mehrwert zu realisieren?
Diese Wahrnehmung ist nachvollziehbar, zumindest dann, wenn Digitalisierung als einmaliges Großprojekt gedacht wird. Es ist aber nicht DIE Digitalisierung, sondern es sind viele kleine Schritte, die den Erfolg bringen und sich an dem jeweiligen Branchenteilnehmer orientieren müssen.
Wenn wir beispielsweise einer Spedition zeigen, wie viel leichter der Arbeitsalltag für Verwaltung und Fahrer wird, wenn sie unsere Lösungen VERA-
V3 und SIDEFLOW nutzen, erkennen sie ihren ganz individuellen Mehrwert in der Digitalisierung. Dort möchten wir die Unternehmen gezielt vom Klemmbrett in unsere App bringen.
Das spart eine Menge doppelter Arbeit, reduziert Fehlerquellen und minimiert unnötige Wege, etwa durch häufiges Ein- und Aussteigen im Tanklager. Hier zeigt sich ganz konkret der Vorteil für alle Beteiligten. Und dann ist es nicht mehr DIE Digitalisierung, sondern wird in kleinen, greifbaren Schritten erlebbar.
In diesem Kontext: Wie können Sie Kundinnen und Kunden die Sorge nehmen, dass digitale Effekte fehlen, wenn nicht alle Partner Ihre Lösungen, wie z. B. SIDEFLOW für digitale Logistikprozesse einsetzen?
Diese Sorge begegnet uns häufig. Wichtig ist hier die klare Botschaft: Der Mehrwert entsteht nicht erst dann, wenn alle Beteiligten ein einheitliches System nutzen, auch wenn er dann am eindrucksvollsten ist.
Unsere Lösungen sind bewusst offen gestaltet und können Daten aus unterschiedlichen Quellen integrieren. Das bedeutet, dass unsere Kunden bereits heute von Automatisierung, Transparenz und Effizienzgewinnen profitieren, unabhängig vom Digitalisierungsgrad ihrer Partner.
Natürlich steigt der Nutzen mit zunehmender Vernetzung. Aber wir ermöglichen einen Einstieg, der sofort Wirkung zeigt und gleichzeitig die Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte schafft.
Wie bewerten Sie den Implementierungs- und Schulungsaufwand, wenn Unternehmen auf Ihre Produkte umstellen?
Inzwischen bieten wir all unsere Produkte als Software-as-a-Service an. Daher hält sich der Implementierungsaufwand in Grenzen. Der Hauptaufwand besteht darin, unsere Lösungen in die bestehende Systemlandschaft des Kunden zu integrieren, also Schnittstellen aufzubauen.
Da uns aber viele anzubindende Systeme wie ERP-Lösungen oder Flowcomputer bereits bekannt sind, lassen sich die meisten Anbindungen effizient übertragen. Hierbei hilft uns auch die weite Verbreitung von VTA-CC.
Der Schulungsaufwand hält sich ebenfalls in Grenzen. Unsere Lösungen sind auf Basis großer Branchenkenntnisse entstanden und bilden in der Regel intuitive Arbeitsabläufe ab. Nach einer kurzen Einführung begleiten wir unsere Kunden in den ersten Wochen der Nutzung mit einem intensiven Bubble-Support. Danach kommen die Anwender in der Regel sehr gut zurecht und können die Systeme eigenständig effizient nutzen.
Herr Kuhlmann, welche Entwicklungen im Bereich KI oder Digitalisierung begeistern Sie aktuell am meisten – und warum?
Ganz klar die sprachbasierte Datenauswertung. Sie eröffnet dem nicht IT-affinen Anwender ganz neue Möglichkeiten und erleichtert den Zugang zu komplexen Datenstrukturen erheblich.
Uns als Systembetreiber stellt das vor große Herausforderungen. Nicht nur wegen der hohen Komplexität unserer Datenbestände, sondern auch und vor allem in Bezug auf die Sicherstellung der Vertraulichkeit der Daten.
Dies sind die Daten unserer Kunden. Und bei allen Möglichkeiten übergreifender KI-gestützter Datenanalyse muss diese Vertraulichkeit jederzeit gewährleistet werden. Gleichzeitig sehen wir hier großes Potenzial, den Umgang mit Daten deutlich zu vereinfachen und neue Mehrwerte für unsere Kunden zu schaffen.
