Christof Kurz, Generalbevollmächtigter der eurodata AG, beantwortet im Interview fragen zur Arbeitszeiterfassung und zu Umsetzungsmöglichkeiten der bestehenden Arbeitszeiterfassungspflicht

Das Thema Arbeitszeiterfassung war zum Jahreswechsel 2022/2023 in allen Medien stark vertreten. Das Bundesarbeitsgericht hatte im September 2022 entschieden, dass mit sofortiger Wirkung eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Wie die Unternehmen dieser Pflicht rechtskonform nachkommen können, war und ist allerdings noch nicht eindeutig geklärt. Die Umsetzung der Pflicht in ein Gesetz hat bislang noch nicht stattgefunden. Dennoch empfiehlt es sich bereits vor einer gesetzlichen Vorgabe das Thema Arbeitszeiterfassung konsequent anzugehen, denn eine gesetzliche Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeit besteht bereits. Die Implementierung digitaler Zeiterfassungssysteme und deren Einbindung in möglicherweise bereits vorhandene HR-Software sowie eventuell anstehende Verhandlungen mit dem Betriebsrat können einige Zeit in Anspruch nehmen und bei einer finalen Regelung durch den Gesetzgeber die rechtzeitige Umsetzung gefährden.

Christof Kurz, Generalbevollmächtigter der eurodata AG, Saarbrücken, beantwortet die Fragen der eot Redaktion zum Thema Arbeitszeiterfassung und gibt wertvolle Hinweise, die bei der Entscheidung für ein Erfassungssystem beachtet werden sollten. Mit edtime bietet das Unternehmen eine hauseigene Cloud-Lösung an, die als stand-alone-Produkt genutzt werden kann, im Zusammenspiel mit edlohn aber noch mehr Kraft entfaltet.

Herr Kurz, erst kürzlich haben die Richter des BAG Bundesarbeitsgericht klargestellt: Die Arbeitgeber in Deutschland sind bereits heute dazu verpflichtet, die geleisteten Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter mit einem System zu erfassen. Was für ein System wird dabei verlangt und ab wann ist mit einer Überprüfung und gegebenenfalls Sanktionierung bei Nichtumsetzung durch die Behörden zu rechnen?
Christof Kurz: Das jüngste Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 hat auf bestehende Gesetze verwiesen, die den Arbeitgeber zur Aufzeichnung der Arbeitszeit verpflichten. Dabei geht es insbesondere um Mehrarbeit, Pausen sowie Sonn- und Feiertage. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre für die Überprüfung durch die Aufsichtsbehörden aufbewahrt werden. Seit Januar 2022 ist auch die elektronische Aufbewahrung Pflicht. Ein System wird dabei nicht vorgeschrieben. Jeder kann sich aber vorstellen, wie eine rechtssichere Dokumentation aussehen muss, die der Arbeitgeber nach zwei Jahren elektronisch bereitstellen muss. Eine digitale Lösung mit sicherer Archivierung lässt die Unternehmer ruhig schlafen.

Sanktionierungen werden aktuell bereits verhängt. Dies insbesondere im Zusammenhang mit Mindestlohnprüfungen. Zeiterfassung und Mindestlohn hängen eng zusammen. Selbst wer ein festes Gehalt zahlt, sollte nochmal nachrechnen. Bei Gehältern um die 2.200 Euro monatlich kann es schon eng werden, erst recht, wenn das Unternehmen zu den Branchen mit MiLoG-Dokumentationspflicht gehört.

Gibt es bei der Implementierung dieser Systeme Stolpersteine, die es zu beachten gilt?
Nein, Stolpersteine sehe ich da nicht. In Unternehmen, die einen Betriebsrat haben, sollte dieser bei der Einführung eines Systems mitgenommen werden. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die die Daten aus der Zeiterfassung für die Lohnauszahlung benötigt, ist ein wichtiger Gesprächspartner. Nicht zuletzt empfehle ich ein System, das auch bei den Mitarbeitern Akzeptanz findet. Da hilft es – wie beispielsweise bei edtime aus dem Haus eurodata – interessante Funktionen wie online Urlaubsanträge und Einblick in die eigenen Stundenzettel per App auf dem Smartphone bereitzustellen.

Wie sieht es mit Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit aus – stehen diese Modelle dem Beschluss entgegen?
Ich bin kein Anwalt. Wenn ich die allgemein zugänglichen Informationen richtig interpretiere, sehen einige hier noch Klärungsbedarf.

Letzten Endes liegt auch der Vertrauensarbeitszeit eine im Arbeitsvertrag festgehaltene Stundenzahl zugrunde. Hier sind die Mitarbeiter jedoch gehalten, die Mehrarbeit selbst über die kürzere Arbeit an anderen Tagen auszugleichen. Der Arbeitgeber vertraut darauf, dass tägliche Arbeitszeiten und Pausenzeiten eingehalten werden. Ob und wie hier eine Zeiterfassungspflicht zum Tragen kommt, vermag ich nicht zu beurteilen. Ich stelle hier nur die Frage, was Betriebe machen, die sowohl Vertrauensarbeitszeit für die eine Mitarbeitergruppe und die genaue Arbeitszeiterfassung für eine andere Gruppe im Einsatz haben.

Die Gleitzeit sehe ich anders – obwohl ich auch hier einen Fachmann für Arbeitsrecht einbinden würde. Gleitzeit heißt ja lediglich, dass Arbeitsbeginn und Arbeitsende nicht grundsätzlich vordefiniert sind. Aus meiner Sicht ist eine Arbeitszeiterfassung genau wie bei festen Arbeitszeiten gefordert.

Ist der rechtliche Rahmen denn bereits genauso klar gesteckt, wie er sein müsste? Oder muss der Gesetzgeber noch einmal nachbessern?
Das ist eine Frage für die Arbeitsrechtler. Die Gesetzeslücken werden sich im Zweifel erst mit der Zeit zeigen. Aktuell sehe ich, dass die Methode der Arbeitszeiterfassung noch nicht eindeutig definiert ist. Als Unternehmer würde ich mich gerne auf der sicheren Seite wissen und deshalb eine gute Arbeitszeiterfassung jetzt einführen, die mir neben der Rechtssicherheit auch für die Mitarbeiterverwaltung grundsätzlich Vorteile bietet. Mit der Cloudlösung edtime von eurodata, die mit einem Upgrade auch die Personaleinsatzplanung enthält, kann der Unternehmer darauf vertrauen, dass die gesetzlichen Anforderungen in der Entwicklung berücksichtigt sind und auch in Zukunft einfließen werden. Jede Änderung des Mindestlohns wird sofort abgebildet. Entsprechende Meldungen erlauben auf einfache Weise die Anpassung des Stundenlohns oder des Gehalts, wenn erforderlich. Cloudlösungen sind hier im Vorteil, da die Updates zentral erfolgen und der Unternehmer immer auf dem aktuellen Stand ist.

Welche technischen Lösungen gibt es auf dem Markt, was sind deren Vor- und Nachteile und was bietet die eurodata an, um es den Arbeitgebern bei all den Auflagen möglichst einfach zu machen?
Es gibt eine Vielzahl von Lösungen. Dass Cloudlösungen vor den Vor-Ort-Lösungen Vorteile bieten, habe ich bereits erwähnt. Für mich wären mehrere Kriterien bei der Auswahl wichtig:

• Kann ich das System testen?
• Gibt es Unterstützung bei der Einführung? Wie erhalte ich Hilfe, wenn ich Fragen habe?
• Passt das Preis-/Leistungsverhältnis zu meinem Unternehmen?
• Wie können die Zeitdaten für die Lohnabrechnung genutzt werden?
• Wie kann ich mich in der Administration der Arbeitszeiterfassung entlasten? Gibt es die Möglichkeit, Aufgaben an die Führungskräfte zu delegieren?
• Wo werden meine sensiblen personalrelevanten Daten archiviert? Wie habe ich Zugriff auf die Daten im Prüfungsfall?

Die Fragenliste ist sicher nicht vollständig. eurodata hat bereits seit 2015 mit edtime eine Zeiterfassung im Lösungsportfolio. Auf unserer Webseite www.edtime.de bieten wir eine ausführliche Übersicht zu den Funktionen an, so dass jeder Unternehmer selbst sehen kann, was eine Zeiterfassung alles enthalten kann. Das ist eine gute Entscheidungsgrundlage. Insbesondere die vollständige Integration in die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit edlohn bietet enorme Vorteile. Die Lösungen werden beide Hand–in-Hand von eurodata entwickelt.

Mit was für einem Zeiteinsatz ist bei der Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems zu rechnen, welche Voraussetzungen müssen beim Kunden erfüllt sein und welche Aufgaben muss er übernehmen?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten und ist sicher auch von der Betriebsgröße und der Anzahl von Standorten abhängig. Für edtime ist im Regelfall der Zeitaufwand gering. Die Mitarbeiterdaten können über die Lohnabrechnung meist zur Verfügung gestellt werden und werden dann nur vervollständigt. Bei den Basiseinstellungen unterstützen Digital Coaches in ein bis drei Online-Meetings, also etwa 3 bis 4 Stunden. Im laufenden Betrieb gilt es, mit einem Monatsabschluss die erfassten Daten festzuschreiben für die Archivierung. Dazu ist nicht mehr nötig als der normale Kontrollblick des Unternehmers oder seiner Führungskräfte über die Daten des Monats. Nach ein oder zwei Monaten ist das Thema Einführung „gegessen“.

Was muss ich tun, wenn ich mich für eine Lösung von eurodata entscheide und mit Ihnen zusammenarbeiten möchte?
Die schnellste Möglichkeit ist die Registrierung für einen kostenfreien Test. Unsere Digital Coaches melden sich und begleiten Sie, falls gewünscht, bei den ersten Schritten. Ausnahme ist lediglich der Fall, dass Sie jetzt bereits mit einem Steuerberater oder Lohndienstleister zusammenarbeiten, der edlohn im Einsatz hat. Dann lassen Sie sich direkt von dort einladen und haben die Mitarbeiterdaten schon zur Bearbeitung in Ihrem Testumfeld. Übrigens – unsere integrierte Online-Hilfe hat auch einen Leitfaden für Sie zum Start bereit. Eine Rechnung stellen wir erst dann, wenn Sie nach dem vierwöchigen kostenlosen Test auf Kaufen klicken. Probieren Sie es aus. Inzwischen erfassen mehr als 100.000 Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeiten mit edtime, die Anwendung überzeugt.